Idea de negocio: Oficinas al instante

Oficinas al Instante: El precio de los alquileres y el aumento del autoempleo favorecen este tipo de actividad.

Encontrar un local o una oficina a precio razonable es siempre un impedimento que retrasa la puesta en marcha de una actividad empresarial. Tal y como se cotiza el metro cuadrado hoy en día, la compra es impensable y los alquileres, disparatados en zonas céntricas o estratégicas.

Si, además, el capital disponible para iniciar el negocio es limitado, el emprendedor tendrá que esmerarse en reducir sus gastos. No hay que olvidarse de que, junto al arrendamiento, acondicionar y amueblar la oficina suponen una inversión importante.

Esta necesidad de espacios asequibles a las posibilidades económicas de empresarios con menos recursos ha propiciado la implantación de los centros de negocios, una actividad inmobiliaria que se ha convertido en la alternativa al alquiler tradicional del local u oficina.

Son instalaciones que concentran un buen número de despachos listos para acoger al empresario. Además, incluyen en el precio del alquiler servicio de secretaria, salas de juntas, limpieza, mantenimiento, gastos de energía... El ahorro es considerable, comparado con una oficina independiente.

Aunque los centros de oficinas funcionan en España desde hace más de una década, la verdadera explosión de esta actividad se produjo hace dos años, como consecuencia del boom del autoempleo. Profesionales independientes, delegaciones extranjeras o empresas de no más de tres personas son sus principales clientes.

Si la atrae la idea de montar y dirigir un centro de oficinas, le proporcionamos las claves para introducirse con éxito en este sector.

Ubicación estratégica. Los centros de negocios desarrollan su actividad en ciudades con dinamismo empresarial, tal como la Ciudad de Panamá.

Las empresas demandan oficinas céntricas, bien comunicadas y accesibles. Aunque los enclaves estratégicos en las grandes ciudades están prácticamente copados, merece la pena emplear el tiempo necesario para encontrar el espacio más oportuno y asequible a sus posibilidades. Una vivienda o los bajos de un edificio pueden servirle.

Calcule que necesitará arrendar una superficie de unos 400 m2: 10 despachos (con diferente capacidad: 1, 2 ó 3 personas), una sala de juntas, recepción y sala de espera y un área de descanso (espacio para tomar un café o un refresco). Puede iniciar la actividad con menos oficinas, pero las instalaciones complementarias deben ser las mismas y perdería rentabilidad a la inversión.

Posiblemente, el lugar elegido para poner en marcha la actividad no estará acondicionado, por lo que tendrá que acometer una reforma que le exigirá un desembolso adicional. A parte de las obras, necesitará instalar un sistema eléctrico que soporte el consumo de todos los despachos, líneas telefónicas para los enganches de teléfono, fax o Internet, aire acondicionado, etc.

Aunque dé la oportunidad a sus clientes de acondicionar la oficina con su propio mobiliario, deberá destinar una partida para equipar todas las instalaciones .

En lo que se refiere a los espacios de uso interno, deberá reservarse y equipar una oficina para las gestiones del centro (ordenador, fax, teléfono, fotocopiadora y escáner) y habilitar el puesto de recepción con una centralita de tres líneas para el propio centro. Esto supone un gasto adicional tambien.

También tendrá que pensar en darse a conocer. Unos folletos de presentación del centro y alguna inserción publicitaria en prensa le acarreará, al menos, un desembolso mínimo dependiendo de sus recursos.

Servicios al cliente. El éxito de un centro de negocio radica en los servicios que presta a sus clientes, incluidos en el precio del alquiler: domiciliación social y fiscal, teléfono vía centralita o directo, recepción de correspondencia, limpieza diaria, etc. Deberá contratar a dos telefonistas/secretarias que atiendan permanentemente el centro y preocuparse de solicitar los servicios de una empresa de limpieza que se ocupe del centro.

Otros servicios que debe poner a disposición de sus clientes, pero que se cargan como gastos adicionales, son videoconferencia, fotocopiadora, audiovisuales, traductoras, mensajería o cátering.

Tenga en cuenta que todos los meses tendrá una media de gastos fijos, independientemente del número de clientes que ocupe el centro, más la cantidad correspondiente al alquiler de las instalaciones. Por tanto, tendrá que disponer de un fondo de maniobra suficiente para cubrir gastos durante el primer año.

El centro será rentable siempre que el nivel de ocupación alcance el 70%. A modo de referencia, el precio de mercado por un despacho básico (un puesto de trabajo) oscila entre los 300 y las 700 dolares mensuales, según los metros disponibles y sus características. Las oficinas pueden alquilarse por horas, días, semanas o meses.

Mitos sobre el dinero y hacerse rico

La falta de dinero hace que nuestra vida en sociedad se vuelva prácticamente imposible. No hay otra carencia que sea tan socialmente difícil de llevar ni que sea tan complicada de desmitificar. Quien no tiene dinero se llena de ideas respecto a las personas que lo tienen y también sobre cómo deberían comportarse en el caso de alguna vez conseguirlo.

Estos mitos aparecen en nuestra mente desde que somos pequeños y determinan en muchos casos como será nuestra relación con el dinero cuando seamos grandes.

El problema que se plantea es que muchas veces se nos hace imposible o, al menos, algo muy difícil salir de las paredes que construyen estos mitos cuando ya somos grandes. Y esto ocasiona que en numerosas ocasiones el ser incapaz de cambiar nuestra relación y mejorar la forma en que conseguimos y gastamos nuestro dinero.

Estos mitos se relacionan con el hecho de tener dinero, de carecer de él, de como actúan los ricos y que deben hacer los pobres. Y, por supuesto, se los llama mitos porque, más allá de que puedan tener alguna base cierta, no son verdad, sino simplemente formas de pensar, muchas veces generadas por nuestros padres o abuelos, los cuales, obviamente, vivían en una época muy distinta a la nuestra. O sea que, alguna vez, estos mitos pueden haber sido verdad, pero en nuestros días ya no lo son. Hay que dejarlos de lado y manejarnos de otra forma que sea más beneficiosa para nosotros.

Mejorando económicamente

Muchos de estos mitos nos producen el efecto de anclarnos en la posición en que estamos, ya que hasta esta nos han llevado y todo lo que pensamos y conocemos determinan donde estamos. Suelen ser mitos conservadores y que generan que tengamos costumbres que alguna vez fueron útiles, pero que en los días que corren han quedado totalmente obsoletas y deberían ser dejadas de lado inmediatamente.

Para mejorar financieramente no hay otra posibilidad que vivir de la forma más "costosa" posible.

Los Mitos

Mito 1: Trabajar duro es el camino al dinero

Este es el primer mito que vamos a ver. La mayor parte de la gente supone que tener un trabajo en una compañía importante, luego de matarnos trabajando durante años y años es el camino correcto a tener muchísimo dinero en nuestra cuenta bancaria.
Pero hoy en día, la libertad financiera no está asegurada de esta forma, ya que, lamentablemente, podemos quedarnos sin trabajo en cualquier momento. Las empresas echan a sus empleados todo el tiempo.
Es algo que pasa y, si bien no hay que ponerse paranoicos con respecto a esta posibilidad, tampoco podemos estar cien por ciento de que nunca estaremos en problemas en este aspecto. No hay nada que esté garantizado para durar eternamente, así que deberíamos tener esto en cuenta y saber que por muy duro que trabajemos, hay grandes posibilidades de que los únicos que se vuelvan más y más ricos son los dueños de la empresa.

Muchas personas no duran en sus trabajos más que unos pocos meses (o aún menos). Si lo piensan de esta forma, se darán cuenta de que, en realidad, lo único que hace el tener un trabajo estable con un sueldo estable es permitirnos vivir con menos preocupaciones, sabiendo cómo haremos para pagar los impuestos y con qué compraremos la comida el mes siguiente.
Saber utilizar el dinero que nos sobra de nuestro sueldo es el camino que nos puede llevar a tener mucho más dinero extra.

Recuerde siempre: la única persona que se preocupa por nuestro bienestar económico es, querámoslo o no, uno mismo.

Mito 2: El ahorro es la base de la fortuna

Es muy probable que desde muy chicos se nos haya enseñado que ahorrar es algo que debemos hacer. En los tiempos de nuestros padres, el ahorro era el camino a la tranquilidad tanto económica como de espíritu, de cierta forma.

No queremos decir que saber ahorrar no sea algo bueno. Todo lo contrario. Saber ahorrar es una forma de aprender a controlarnos, a tener fuerza de voluntad suficiente como para no caer en todas las tentaciones que se nos presentan. Esto es muy bueno, en mucho órdenes de la vida. Pero no es suficiente para volverse ricos. El ahorro solo no es una forma de tener mucho dinero alguna vez en la vida.

Bueno, en realidad, si podríamos volvernos ricos gracias a nuestros ahorros... si no tenemos problemas en esperar durante muchos, muchos años. Ese es el gran problema con los ahorros. No generan nuevos ingresos, sino que se limitan a almacenar lo que ya tenemos.
La forma de lograr que nuestros ingresos no se estanquen, sino que crezcan, es invirtiendo nuestro dinero.

Mito 3: Las deudas son el enemigo

Este es el otro mito más común con el que nos solemos encontrar. Se trata de quien nos dice que tener deudas es algo que hay que evitar a cualquier costo. Las deudas son un demonio que hay que evitar a cualquier costo. O, al menos, eso es lo que nos han enseñado desde pequeños.

Pedir dinero prestado no es algo malo que debemos evitar a cualquier costo. Esta mirada es definitivamente el tipo de instrucción que recibimos de nuestros padres y que se interpone en nuestro camino hacia el éxito.

Tampoco queremos decir que tener cientos de deudas es algo a lo que debemos aspirar. Pero el saber gastar (invertir, mejor dicho) el dinero de los préstamos que conseguimos es una forma de poder generar dinero. La diferencia entre un desastre financiero y un triunfo radica en nuestra inteligencia para hacer las cosas bien. Por esto es que el tener unas pocas deudas no es algo a lo que debamos tener miedo. Por supuesto, nos referimos a deudas contraídas por préstamos, no a deudas de juego o por el estilo. Estas son definitivamente malas.

En definitiva, una deuda contraída para comprarnos un auto es una mala deuda. Una contraída para fundar una pequeña empresa es buena. Todas aquellas que a la larga puedan generarnos un beneficio son deudas a las que no tendríamos que tenerle miedo.

Mito 4: Se necesita dinero para generar dinero

Sí, es cierto, se necesita dinero para generar dinero. Hasta ahí estamos de acuerdo. Lo que no es cierto es que este dinero tenga que ser el nuestro.

Nadie dispone de recursos ilimitados a la hora de empezar a generar dinero, no al menos en un principio. Si somos Bill Gates, probablemente si tengamos recursos ilimitados. Pero si somos una persona con un ingreso común, no los tendremos. Entonces tenemos que poner en juego las posibilidades que tengamos de conseguir nuevos recursos para poner en funcionamiento nuestro negocio. Necesitaremos dinero, gente, maquinarias. Para todo esto, podemos conseguir el apoyo de alguien con más experiencia que nosotros. Alguien tiene todo lo que necesitamos. Y esta en nosotros poder usarlo en nuestro (y el suyo también) beneficio.

Mito 5: Invertir es riesgoso

Bueno, sí, invertir, cuando no sabemos muy bien lo que estamos haciendo y cuando no tenemos la experiencia necesaria puede ser algo riesgoso. También lo es cruzar la calle, manejar un auto o viajar en avión. Y no por eso dejamos de hacerlo.

Como en muchas otras actividades, el riesgo propiamente dicho no está en la inversión, sino en no saber lo que estamos haciendo. Si sabemos controlar las inversiones y lo que estamos haciendo, entonces el riesgo es mínimo.

Hacer un poco de investigación es la única forma de reducir los riesgos. Apostar simplemente a lo que nos dicen que es bueno o que nos va a dar ganancias es la mejor forma de aumentar el riesgo de lo que estamos haciendo. Volar a ciegas es una invitación al desastre.

Aquellos que dicen que invertir es riesgoso son aquellos que han perdido cuando invirtieron. Y son también los que nunca volvieron a invertir luego de perder. Y esto les genera un error de impresión. Por eso este rumor está tan repartido.

Las únicas formas de no correr riesgos es no hacer absolutamente nada o, por el contrario, aprender mucho sobre lo que vamos a intentar. Adivinen cual es la mejor opción.

Mito 6: La fortuna se ve en lo que poseemos

Este es probablemente el más paradójico de los mitos. Por un lado, el tener posesiones costosas no siempre demuestra un alto nivel adquisitivo. Y, por otro lado, muchas veces el tener mucho dinero permite poder tener una apariencia un tanto pobre. Sólo mucho dinero permite estar más allá de lo que éste permite.

La riqueza no es exactamente una necesidad de posesiones materiales, sino un estado de la mente. Es la habilidad de volver a ser rico si alguna vez perdemos todo, es la intención, irrevocable y por ello autocumplida, de tener muchísimo dinero.

Finalmente, si hemos visto la lista anterior, seguramente nos habremos dado cuenta de que tenemos alguno de los mitos anteriores firmemente encastrados en nuestras mentes. Y poder superarlos, ahora que los conocemos, es el camino hacia el éxito.

“LA GERENCIA EN TIEMPOS DIFICILES”

El rendimiento en la gerencia significa, en gran medida, una tarea eficiente de preparar el negocio de hoy para el futuro. Ese es el punto en que la mediación del rendimiento – o por lomenos su evaluación – resulta más necesaria, en especial en tiempos dificiles.

El futuro de un negocio está determinado en gran parte por el rendimiento gerencial en cuatro sectores.

Rendimiento en la asignación de capital. Rara vez se compara el rendimiento con las expectativas que condujeron a la inversión. Una vez tomada una decisión apenas se examinan las inversiones mas pequeñas, pero igual de importantes.

Rendimiento en las decisiones respecto a las personas. Cuando una designación no produces el resultado esperado, se considera que el ejectuvio a cargo tomó la decisión en forma erronéa. Pero los ejecutivos que conocen la forma en que se toman las decisiones acerca de las personas y que elaboran tales decisiones, no consideran responsables a sus designados, sino a si mismos. Lo que se requiere para evlauar el rendimiento de las decisiones tomadas acerca de las personas, en comparación con las expectativas correspondientes, es un “tanteador” que juzgue los resultados de acuerdo con lo que de ellos se esperaba.

Rendimiento en materia de innovaciones. Una de las razones por las cuales empresas exitosas en innovación como 3m o Procter ann Gamble se desempeñan constantemente mejor, es porque aquellas que tienen un alto promedio de éxitos, tienden a evaluar sus rendimientos en innovación comparandolos con las expectativas. Es decir los innovadores competentes manejan sus innovaciones mdiante retroalimentación a partir de sus resultados.

Estrategias vs. Rendimientos. Debe medirse el rendimiento de la gerencia en función de sus estrategias de negocios. Las empresas más capaces no poseen un elevado promedio de éxitos en sus estrategias. Estas saben cuando equivocan el blanco o cuando dan sobre el, saben lo que hacen bien y lo que necesitan para seguir mejorando.

Condensado del libro “Gerencia en Tiempos Dificiles” de Peter Drucker.

NUEVE REGLAS BÁSICAS PARA EL DESARROLLO DE SU EMPRESA

1. Contrate sabiamente. Es importante saber contratar a las personas adecuadas para los puestos adecuados y con sentido común.

2. Construya un equipo, no su ego. Recuerde que se trata de personas con ideas propias, no de una extensión de sus propios intereses.

3. Recompense bien. Un equipo bien motivado actuará mejor y se comprometerá mas en su labor.

4. Sea práctico y tenga personal versátil. Es importante tener personas que puedan desempeñarse bien en diferentes tareas.

5. Delegue las tareas, pero no el liderazgo definitivo. El liderazgo en un equipo de trabajo se gana mediante logros.

6. Comunique, comunique, comunique. Entre mas comunicación haya mejor será el desempeño de los miembros de su equipo.

7. Dé lo mejor de usted y fomente lo mismo en su personal. Aliente a los miembros de su equipo a que "caminen la milla extra".

8. Fomente la innovación y la creatividad. Mediante estimulos de diferentes tipos, le dará a la empresa nuevas ideas que pueden servirle.

9. Tenga un segundo. Siempre es importante contar con una persona como apoyo, que nos pueda remplazar en caso de que no estemos disponibles para atender la empresa.

Bienvenidos

Hola amigos, esta es la primera entrada de este Blog que estoy creando con el proposito de ofrecer información para emprendedores, como administrar mejor nuestros negocios, pensamientos relacionados con gerencia, liderazgo y mercadeo, ideas y más.

Espero que en la medida en que lo actualize, puedan encontrar información que les sea de utilidad en sus propios emprendimientos. Pueden hacerme llegar sus comentarios, sugerencias, contribuciones y más a través de mi correo o del mismo blog. Tambien estoy disponible para consultas o asesorias independientes a través de mi empresa Gestiones Empresariales, donde les ofrezco asesoria en Dirección y Marketing para pequeñas y medianas empresas, además de otros servicios adicionales.

Saludos y que disfruten del sitio que procurare ir mejorando en la medida que el tiempo lo permita.